Zusammenarbeit von Verwaltung und Instituten wird verbessert >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

Aus Telefonpartnern werden Gesichter

Unsichtbare Trennlinien oder Berührungsängste prägen in Unternehmen nicht selten den Umgang von Kolleginnen und Kollegen aus Verwaltung und Produktion. Eine vergleichbare Problematik herrscht an den Universitäten zwischen Verwaltung und Instituten. Mehrere Initiativen an der Uni Stuttgart sollen dazu beitragen, diese Hemmschwellen abzubauen.

Schon seit längerer Zeit werden an der Universität Stuttgart Institutsführungen angeboten, die auf großes Interesse stoßen. Als Gastgeber fungieren dabei immer wieder andere Institute. Im Sommer folgten rund 30 Kolleginnen und Kollegen aus der Verwaltung der Einladung des Biologischen Instituts und gewannen vor Ort Einblick in die Forschung. Viele positive Rückmeldungen gab es von beiden Seiten. Darüber freut sich Kanzlerin Dr. Bettina Buhlmann, die „die Kommunikation untereinander ganz groß schreibt“ und deshalb auch die im Rahmen des Fort- und Weiterbildungsprogramms angebotenen zahlreichen Informationsveranstaltungen der Zentralen Verwaltung unterstützt. Neu eingeführt hat die Kanzlerin, dass die wöchentliche Dezernentenrunde alle zwei Monate an einem Institut zusammenkommt. Meist findet das Treffen dann an einem Institut statt, dessen Professor neu berufen wurde. Das bietet einen guten Rahmen zum gegenseitigen Kennenlernen, und „die Professoren berichten uns gerne von ihrer Arbeit.“

Bereits im Frühjahr waren Vertreter des Akademischen Mittelbaus (AKAM) in der Dezernentenrunde zu Gast und brachten konkrete Vorschläge zur Verbesserung der zentralen und dezentralen Verwaltungsprozesse ein. Die Anregungen reichten von Verbesserungen bei Formularen über die Raumvergabe bis hin zur Vor- und Nachbereitung von EU-Projekten; erste Umsetzungsschritte sind eingeleitet.

Christian Höhn

Neu ist der Mitarbeiteraustausch zwischen der Verwaltung und den Instituten. „Wer zusammen arbeitet, sollte sich kennen und auch ein wenig um den Arbeitsplatz und die Arbeit des anderen wissen“, betont Bettina Buhlmann. Möglichkeiten, dies zu realisieren, gibt es viele. So soll es bei Neueinstellungen in der Verwaltung zum Regelfall werden, während der Einarbeitungszeit ein paar Tage in einem Institut zu verbringen. Ebenso erhalten Institutsmitarbeiter auf Anfrage gerne die Gelegenheit, die Abläufe der Zentralen Verwaltung kennenzulernen. Zu den ersten „Einsteigern mit Institutserfahrung“ zählt Christian Höhn. Eigentlich im Dezernat Finanzen mit der Kosten- und Leistungsrechnung betraut, hat er, „als alles noch neu war“, zweieinhalb Tage am Institut für Raumfahrtsysteme (IRS) verbracht. Im Flugsimulator hat Höhn zwar einen Absturz erlebt, die Zeit am IRS mit privaten Führungen und spannenden Einblicken in die Forschung aber genossen. „Ich habe sehr viel gesehen“, freut er sich. Neben Themen rund um die Raumfahrt ging er im Gespräch mit den Kollegen auch der Vergabe von Fondsnummern auf den Grund. „Im persönlichen Gespräch lässt sich einfach vieles viel besser erklären“, ist Christian Höhns Fazit.

Erfahrungsgewinn und neue Horizonte Birgit Panzer hat am Institut für Raumfahrtsysteme im Sekretariat von Professor Röser zweieinhalb Monate eine Kollegin vertreten, die an einer Sprachfortbildung teilnahm. Ihren Arbeitsplatz im Dezernat Finanzen konnte sie nur „dank der netten Kollegen und einer exzellenten Organisation“ so lange Zeit verlassen. Birgit Panzer, die schon seit neun Jahren in der Uni-Verwaltung arbeitet, erwartete am IRS eine ihrer Sekretariatstätigkeit ähnliche Arbeit mit anderen Schwerpunkten. Ganz neu, „aber hoch interessant“, war der Kontakt zu den Studierenden, und viele, bis dato „gesichtslose Telefonpartner“, haben für sie Gesichter bekommen. „Eine solche Chance bekommt man selten“, sagt Birgit Panzer und kann sie nur jedem empfehlen: „Mal aus dem Alltag heraus, das erweitert den Horizont und bringt viele neue Erfahrungen mit sich, von denen man in seiner täglichen Arbeit profitieren kann.“

Birgit Panzer

Silvia Meyer Fotos: PRIVAT)

Silvia Meyer„stolperte aus einem Gespräch heraus“ in das Austausch-Projekt. „Eine Brücke schlagen zwischen den Instituten und der Verwaltung, das finde ich ganz toll“, sagt die Sachbearbeiterin in der Finanzbuchhaltung am Institut für Arbeitswissenschaft und Technologiemanagement. Zwei Tage lang war sie im Dezernat Finanzen, einen dritten möchte sie auf jeden Fall noch anfügen, um zu sehen, wie mit Reisebelegen bei steuerpflichtigen Projekten verfahren wird. „Dabei wollte ich nicht nur über die Schultern der anderen schauen, sondern selbst aktiv werden“, betont Silvia Meyer. Nach dem Kennenlernen der Arbeitsabläufe arbeitete sie bei der Belegbuchung mit und wurde gleich integriert – das hat ihr sehr gefallen: „So kommt man ins Gespräch mit den Kolleginnen und Kollegen und sieht ein kleines bisschen von deren Alltag“. Gesehen hat sie die Arbeitsleistung der Verwaltungskollegen, und sie hat erfahren, dass sie bei der Bewältigung der Einführungsprobleme mit dem neuen SAP-System nicht allein ist. Obwohl nur kurz vor Ort, kann Silvia Meyer jetzt nachvollziehen, weshalb zum Beispiel fehlerhafte Belege ohne Nachfrage zurückgeschickt wurden, was sie bis dato immer etwas ärgerlich stimmte: „Zeit zur Recherche, wer sich hinter dem Kürzel auf dem Beleg verbirgt, bleibt bei der Arbeit nicht.“ Um in Zukunft kurze Telefonanfragen zu ermöglichen, schreibt sie nun immer ihre Telefonnummer auf die Belege – zum Gewinn für beide Seiten.

Je länger der Austausch andauert, desto mehr Entgegenkommen und Organisationsgeschick verlangt er von allen Beteiligten. Bettina Buhlmann ist jedoch überzeugt: „Das Kennenlernen und gegenseitige Verständnis für die Arbeitsabläufe und -bedingungen der Kollegen entfaltet positive Langzeitwirkungen.“ Das Zusammenwirken von Instituten und Verwaltung hat übrigens noch andere Früchte getragen: In diesem Jahr wurden erstmals die Mitarbeiter, die das Zulassungsverfahren für die Studienanfänger betreuen, von Mitarbeitern aus den Instituten unterstützt. Julia Alber

Institute, die Mitarbeitern tage- oder wochenweise einen Einblick in die Zentrale Verwaltung ermöglichen möchten, wenden sich bitte an das Personaldezernat.

KONTAKT
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Petra Pechbrenner
Dezernat Personal
Tel. 0711/685-82250
e-mail: petra.pechbrenner@verwaltung.uni-stuttgart.de

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