Richtlinie der Universität Stuttgart für den Umgang mit Machtmissbrauch und Ausnutzung von Abhängigkeitsverhältnissen / English version: Guidelines of the University of Stuttgart on the handling of cases of abuse of power and exploitation of dependent relationships

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Veröffentlicht am:	2. April 2024
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Richtlinie der Universität Stuttgart für den Umgang mit Machtmissbrauch und Ausnutzung von Abhängigkeitsverhältnissen

Vom 07.02.2024

- English version below -

Ergänzend zu den Satzungen der Universität Stuttgart zur Sicherung der guten wissenschaftlichen Praxis und zum Umgang mit Fehlverhalten in der Wissenschaft vom 11.07.2023 und ergänzend zum Qualitätssicherungskonzept für das Promotionswesen wie auch zur Richtlinie der Universität Stuttgart zum Umgang mit Fällen von Diskriminierung sowie von sexueller Belästigung und sexualisierter Gewalt vom 25.10.2022, hat das Rektorat am 19.12.2023 die folgende Richtlinie zum Umgang mit Machtmissbrauch und Ausnutzung von Abhängigkeitsverhältnissen beschlossen.

Präambel

Wir bekennen uns zu Redlichkeit als oberstem Prinzip der Wissenschaft. In unserem Handeln befolgen wir die Regeln der guten wissenschaftlichen Praxis gemäß unserer eigenen Satzung sowie auf Basis der entsprechenden Leitlinien der Deutschen Forschungsgemeinschaft. Für unsere gesellschaftliche wie auch persönliche Verantwortung und das Miteinander an der Universität Stuttgart ist außerdem der „Code of Conduct“ als Verhaltenskodex unsere Leitlinie für respektvolles Verhalten im Alltag an der Universität Stuttgart.

I. Allgemeine Grundsätze

Die Universität Stuttgart ist ein Raum der (Wissenschafts-)Freiheit, ein Ort, an dem gelehrt, studiert, gearbeitet und geforscht wird. Die Universität Stuttgart erwartet Respekt und Wertschätzung im Umgang ihrer Angehörigen und Mitglieder miteinander und sieht darin die Grundlage für einen Studien- und Arbeitsplatz, an dem die Universitätsmitglieder ihre Potenziale ausschöpfen und sich wohlfühlen können. Die Universität Stuttgart duldet im Arbeits- und Studienumfeld kein Verhalten, das die Würde und Integrität einer Person verletzt oder sie in unangemessener Weise in ihren Rechten und Freiheiten einschränkt.

Wissenschaftliche Praxis ist nicht frei von Machtverhältnissen, was in den unterschiedlichen Rollen ihrer Angehörigen und Mitglieder begründet liegt. Die Universität Stuttgart erkennt an, dass Machtasymmetrien und Abhängigkeitsverhältnisse existieren können, die nicht frei von Diskriminierung oder Gewalt sind. Die Universität Stuttgart sieht sich in der Pflicht, ihre Mitglieder vor solcher Diskriminierung und Gewalt wirkungsvoll zu schützen, dabei präventiv tätig zu sein, Übergriffe zu ahnden und in einem transparenten Prozess den Umgang mit Fällen von Machtmissbrauch oder Ausnutzung von Abhängigkeitsverhältnissen festzulegen. Die Universität Stuttgart strebt an, Machtmissbrauch und das Ausnutzen von Abhängigkeitsverhältnissen durch geeignete organisatorische Maßnahmen auf jeder Ebene zu verhindern.

Hier setzt die vorliegende Richtlinie an.

Ziel der Richtlinie ist es, Informationen bereitzustellen, zu sensibilisieren und allgemeines Bewusstsein für Machtmissbrauch und die Ausnutzung von Abhängigkeitsverhältnissen im akademischen Kontext, insbesondere in der wissenschaftlichen Praxis, zu schaffen und darauf hinzuweisen. Die Richtlinie bietet eine entsprechende Verfahrensregelung: Dazu gehören die Wahrung rechtsstaatlicher Grundsätze, die Einhaltung eines korrekten und transparenten Verhaltens- und Verfahrenskodex sowie Schutzmaßnahmen für unmittelbar bedrohte Personen. Ferner werden Maßnahmen vorgeschlagen, die der Verhinderung von Machtmissbrauch und der Ausnutzung von Abhängigkeitsverhältnissen dienen.

Die Richtlinie versteht sich als systematische Handlungsstrategie und kann stetig ergänzt werden.

II. Begriffsklärung und Einordnung

Macht und legitime Machtausübung:

Macht als solche trägt zunächst keine Wertung in sich. Macht und Machtausübung sind erforderlich, um Vorgänge in hierarchischen Strukturen zu regeln. Entscheidend ist, wie die machttragende Person ihre Position für sich versteht und ausübt. Ihre Aufgabe muss es sein, die Mitarbeitenden, Promovierenden und Studierenden zu fördern und eine Umgebung zu schaffen, in der sich alle Personen unterstützt und aufgefordert fühlen, ihr Bestes zu geben. So gelebt und ausgeübt ist Machtausübung legitim in dem Sinne, dass sie den übergeordneten Zielen der Universität und der an ihr handelnden Personen dient. Dazu gehören eine geeignete Kommunikationsstruktur, ein sachorientierter Umgang mit Fehlern und eine offene Feedbackkultur.

Macht ist grundsätzlich in sozialen Systemen immanent, auch im Hochschulsystem. Ein Qualitätssicherungssystem hilft im Umgang mit der Abhängigkeit von der Integrität der Führungspersonen. Im Bereich des wissenschaftlichen Nachwuchses beinhaltet die Macht der Betreuenden sowohl formelle als auch informelle Aspekte:

• formell die Vorgesetzten- und Prüfenden-Rolle,
• informell das Gefüge in einem Institut oder Fachbereich:
  • wer welche soziale Rolle erfüllt,
  • welche impliziten Erwartungen an Leistung, Arbeitszeit, Anwesenheit, zeitliche Responsivität existieren,
  • wie es um die Kommunikationskultur steht.

Abhängigkeitsverhältnisse:

In einem Abhängigkeitsverhältnis geht es um die Beziehung, in der eine Person auf eine andere Person angewiesen ist oder von dieser entscheidend beeinflusst oder bestimmt wird.

Abhängigkeit impliziert Verantwortungsübernahme füreinander.

Im Wissenschaftsbetrieb ergibt sich eine strukturelle und persönliche Abhängigkeit gerade von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern früher Karrierestufen von den betreuenden Personen, die oft zugleich Vorgesetztenfunktionen ausüben.

Abhängigkeitsverhältnisse liegen vor in den Bereichen:

• des wissenschaftlichen Nachwuchses: aufgrund der Betreuungssituation und der Bewertung während der Qualifikation, aufgrund der Evaluation von Juniorprofessorinnen und Juniorprofessoren, und aufgrund der hierarchischen Strukturen im Wissenschaftssystem;
• der Beschäftigten: aufgrund des Beschäftigungsverhältnisses und ggf. Befristungen.

In einem Abhängigkeitsverhältnis können beide Aspekte in Kombination auftreten, wodurch ein besonders hohes Verantwortungsbewusstsein und Handeln der betreuenden Person notwendig ist.

Machtmissbrauch:

Machtmissbrauch liegt vor, wenn eine Person die mit ihrer Position verbundene Verantwortung nicht sachgerecht wahrnimmt, die eigene (Macht-)Position für persönliche oder andere nicht sachgerechte Interessen ausnutzt und/oder anderen Personen in der beruflichen Umgebung und Weiterentwicklung schadet. Mechanismen des Machtmissbrauchs sind vielfältig, sie reichen bis zum systematischen Mobbing.

Machtmissbrauch in der Wissenschaft hat vielfältige Erscheinungs- und Wirkungsebenen. Die Vermeidung von Möglichkeitsräumen und Gelegenheitsstrukturen für Machtmissbrauch und (Betreuungs-)Konflikte ist daher ein zentraler Bestandteil guter wissenschaftlicher Arbeit.

III. Prävention und Maßnahmen zur Verhinderung von Machtmissbrauch und Ausnutzung von Abhängigkeitsverhältnissen

Erforderlich für die Vermeidung von Machtmissbrauch ist eine Sensibilisierung aller Ebenen der Mitglieder und Angehörigen der Universität für das Miteinander und die Arbeitskultur an der Universität Stuttgart unter der Berufung auf den Verhaltenskodex „Code of Conduct“.

Prävention gegen das Auftreten von Machtmissbrauch wird als ein Teil guter wissenschaftlicher Praxis angesehen. Neben den in der „Satzung zur Sicherung der guten wissenschaftlichen Praxis“ definierten Grundsätzen sind weitere präventive Maßnahmen zur Vermeidung von Machtmissbrauch notwendig.

Die folgenden Maßnahmen können der Prävention dienen:

• Umsetzung von Feedback-Strategien zwischen der betreuenden und der betreuten Person zur Verhinderung von Konflikten und die Förderung einer Fehlerkultur,
• allgemeine Angebote in der Aus- und Weiterbildung von Führungskräften in den Bereichen Personalführung und Persönlichkeitsentwicklung, wie zum Beispiel das Führungskräfteentwicklungskonzept der Universität Stuttgart,
• spezifisches Angebot eines Führungskräfteseminars für wissenschaftliche Führungskräfte, die für die Betreuung von Promovierenden zuständig sind, in den Bereichen Kommunikation, Konfliktlösung, Betreuung sowie der Fähigkeit, Verhaltensweisen zu erkennen, die den Verhaltenskodex oder die Sicherheitsbestimmungen verletzen,
• Angebote von GRADUS-Seminaren zu Rechten und Pflichten für Promovierende, Nachwuchswissenschaftlerinnen und Nachwuchswissenschaftler im Rahmen des Onboarding,
• Abschließen einer bindenden Promotionsvereinbarung zu Beginn der Promotionszeit (entsprechend der Promotionsordnung), in der die Rollen der Betreuenden, die Erwartungen beider Parteien (Promovendin oder Promovend und Betreuerin oder Betreuer), das Promotionsthema oder Arbeitsgebiet der Promotion sowie das Verfahren im Fall eines Konflikts detailliert aufgeführt sind,
• Qualitätssicherung durch eine in der Promotionsvereinbarung festlegbare Ko-Betreuung durch eine wissenschaftlich unabhängige, uniexterne zweite promotionsberechtigte Betreuungs- oder Begutachtungsperson.
• Der kontinuierliche Austausch zwischen Betreuungsperson und dem wissenschaftlichen Nachwuchs wird gesichert durch die Promotionsvereinbarung und durch weitere geeignete Maßnahmen, die im Rahmen des Qualitätssicherungskonzepts für das Promotionswesen erarbeitet werden.
• Eine schriftliche Vereinbarung zwischen der Betreuungsperson und den Promovierenden, Habilitierenden und Postdocs sichert diesen den Zugang zu eigenen Forschungsdaten und -resultaten sowie zur erforderlichen Infrastruktur zur Durchführung ihres Forschungsprojektes zu. Die Vereinbarung garantiert, dass Promovierende, Habilitierende und Postdocs ihr Forschungsprojekt in einem angemessenen zeitlichen Rahmen abschließen können.

IV. Verantwortung von Vorgesetzten und Personen mit Leitungs-/Führungsaufgaben im Wissenschaftsbereich

Die Personalführungs-, Leitungsaufgaben sowie die Verantwortlichkeiten in den wissenschaftlichen Arbeitseinheiten der Universität Stuttgart sind in der Satzung zur Sicherung der guten wissenschaftlichen Praxis geregelt (s. insb. §2).

V. Verfahrensgrundsätze zum Umgang mit Verdachtsfällen oder konkreten Fällen von Machtmissbrauch und Ausnutzung von Abhängigkeitsverhältnissen

Meldung von Machtmissbrauch oder der Ausnutzung von Abhängigkeitsverhältnissen:

Betroffene wie auch Dritte können sich, neben einer direkten Auseinandersetzung mit der oder den Personen, an die jeweiligen Ansprechpersonen und Beratungsstellen an der Universität wenden, damit ggf. die erforderlichen Maßnahmen ergriffen werden können. Dabei sind alle Ansprechpersonen und Beratungsstellen verpflichtet, jede Information im Rahmen des rechtlich Zulässigen strikt vertraulich zu behandeln.

Die Universität Stuttgart hat für die Bereiche der Ingenieurwissenschaften, der Naturwissenschaften und der Geistes-, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften Ombudspersonen bestellt. Die Universität Stuttgart hat außerdem eine Ombudsperson („Ombudsperson Lehre und Promotion“) ernannt. Die Universität Stuttgart stellt zudem ein Portal zur Verfügung, auf dem weitere Anlaufstellen und Ansprechpersonen zu finden sind und, das über ein elektronisches Beratungs- und Beschwerdeportal auch eine anonyme Meldung ermöglicht.

Betroffene haben das Recht, schriftlich oder mündlich Beschwerde bei einer der Ombudspersonen oder der Ansprechpersonen, die auf der Universitätsseite „Universität ohne Diskriminierung“ und im Diversity-Konzept der Universität Stuttgart aufgeführt sind, einzureichen. Weitere Handlungsschritte sollten nur mit Zustimmung der betroffenen Person oder unter Wahrung ihrer Anonymität erfolgen. Nach einem ersten vertraulichen Gespräch sind verschiedene Vorgehensweisen, sowohl auf informellem als auch formellem Wege, möglich. Diese sind in der Satzung der Universität Stuttgart zum Umgang mit Fehlverhalten in der Wissenschaft geregelt.

VI. Maßnahmen und Konsequenzen im Fall von Machtmissbrauch oder Ausnutzung von Abhängigkeitsverhältnissen

Zur Vermeidung von Machtmissbrauch und der Ausnutzung von Abhängigkeitsverhältnissen sollen geeignete Maßnahmen und Unterstützungsangebote implementiert werden.

Ist der Fall des Machtmissbrauchs oder der Ausnutzung von Abhängigkeitsverhältnissen eingetreten, werden, soweit nötig, Schutzmaßnahmen für die betroffene Person sowie für Zeuginnen und Zeugen eingeleitet; dazu gehört beispielsweise der Schutz des weiteren Karrierewegs für die Doktorandin oder den Doktoranden, der oder des Postdocs sowie der Juniorprofessorin oder des Juniorprofessors. Generell dürfen keiner der beteiligten Personen bis zum Abschluss des formellen Verfahrens Nachteile entstehen. Es gilt die Unschuldsvermutung bis zum Beleg des Gegenteils.

Trotz Präventionsmaßnahmen können Konflikte, Machtmissbrauch oder die Ausnutzung von Abhängigkeitsverhältnissen überall dort auftreten, wo Menschen miteinander interagieren. Falls ein Verhalten, das den Verhaltenskodex verletzt, wiederholt auftritt oder durch eine besondere Schwere gekennzeichnet ist, müssen Konsequenzen für Zuwiderhandelnde in Betracht gezogen werden.

Allgemeine Maßnahmen im Konfliktfall:

• Die Ombudsperson kann, wenn sie es während des Prozessverlaufs als erforderlich einstuft, ein Feedbackgespräch mit dem Rektorat initiieren.
• Im Falle einer Kündigung der Promotionsvereinbarung durch die Betreuerin oder den Betreuer ist der Promotionsausschuss in der Pflicht, im Konfliktfall eine neue Betreuungsperson zu finden. Im Falle eines unauflöslichen Konflikts kann der oder die Promovierende das Betreuungsverhältnis auflösen, Satz 1 gilt entsprechend. Der Promotionsausschuss benennt dann im Benehmen mit der Doktorandin oder dem Doktoranden eine neue Betreuerin oder einen neuen Betreuer, die oder der gemäß § 7 Abs. 3 Promotionsordnung (PromO) zur Berichterin oder zum Berichter bestellt werden kann.

Spezifische Maßnahmen für den wissenschaftlichen Nachwuchs:

Es wird anerkannt, dass ein erwiesener Betreuungskonflikt zu einer Verlängerung der Bearbeitungszeit führen kann, auch über die zuvor vereinbarte Projektdauer hinaus. Bei schwerwiegenden Fällen soll nach Möglichkeiten einer entsprechenden Vertragsverlängerung gesucht werden.

Spezifische Maßnahmen für betreuende Personen:

• Personalisierte Coachings mit Inhalten, etwa zu persönlichem Führungsstil, Zielsetzung und -erreichung etc. werden zielgruppenspezifisch für betreuende Personen angeboten. Bei nachgewiesenen Fällen von Machtmissbrauch oder Ausnutzung von Abhängigkeitsverhältnissen werden Maßnahmen nach Maßgabe der dienst- und arbeitsrechtlichen Bestimmungen geprüft und ergriffen.
• Bei einem Fall des Machtmissbrauchs oder der Ausnutzung von Abhängigkeitsverhältnissen wird den wissenschaftlichen Führungskräften eine entsprechende Fortbildung angeboten.
• Der Nachweis oder die Teilnahme an einem Seminar zur Befähigung zur Mitarbeitendenführung und zum Vorgehen bei der Betreuung von wissenschaftlichem Nachwuchs soll fester Bestandteil in der Zielvereinbarung bei Neuberufenen werden.

Inkrafttreten

Diese Richtlinie tritt am Tag nach ihrer Bekanntmachung in den Amtlichen Bekanntmachungen der Universität Stuttgart in Kraft.

Stuttgart, den 25.03.2024

 

English version published on May 15, 2024

Guidelines of the University of Stuttgart on the handling of cases of abuse of power and exploitation of dependent relationships

February 7, 2024

In addition to the Statutes of the University of Stuttgart for Ensuring Good Scientific Practice and Handling Misconduct in Science dated July 11, 2023 as well as the Quality Assurance Concept for Doctoral Studies and the Guidelines of the University of Stuttgart on the Handling of Cases of Discrimination as well as Sexual Harassment and Sexualized Violence dated October 25, 2022, the Rectorate adopted the following Guidelines on the Handling of Cases of Abuse of Power and Exploitation of Dependent Relationships on December 19, 2023.

Preamble

The university upholds integrity as the guiding principle of scientific practice. We let our actions be guided by the rules of good scientific practice as laid out in our own statutes and in the relevant guidelines of the German Research Foundation. Our “Code of Conduct” lays out guidelines defining our social and personal responsibilities as well as how we interact with each other in order to ensure respectful behavior in everyday life at the University of Stuttgart.

I. General principles

The University of Stuttgart is a space of (academic) freedom, a place where people teach, study, work and conduct research. The University of Stuttgart expects its members and affiliates to treat each other with respect and appreciation and sees this as a necessary requirement for creating a place of study and work where university members can realize their potential and feel comfortable. The University of Stuttgart does not tolerate any behavior in the work and study environment that violates the dignity and integrity of other individuals or inappropriately restricts their rights and freedoms.

Due to the different roles taken on by members and affiliates of the university within the organizational structure of scientific practice, certain power relations exist within the field. The University of Stuttgart recognizes that in some cases power asymmetries and dependent relationships may engender discrimination or violence. The University of Stuttgart considers it its duty to effectively protect its members from such discrimination and violence, to take preventive action, to punish wrongful conduct and to establish a transparent process for dealing with cases of abuse of power and exploitation of dependent relationships. The University of Stuttgart strives to establish suitable organizational measures at every level to prevent the abuse of power and the exploitation of dependent relationships.

These guidelines form the basis for related efforts.

The aim of these guidelines is to provide information, raise awareness and to draw increased general attention to the abuse of power and the exploitation of dependent relationships in the academic context, especially in scientific practice. These guidelines establish a regulated process concerning adherence to the principles of the rule of law, compliance with a correct and transparent code of conduct and procedure, and protective measures for persons under direct threat. Furthermore, the guidelines propose measures to prevent the abuse of power and the exploitation of dependent relationships.

The guidelines are intended as a systematic plan of action and are open for further amendments at any time.

II. Definitions and context

Power and the legitimate exercise of power:

Power as such is not intrinsically good or bad. Power and the exercise of power are necessary to regulate processes in hierarchical structures. What is important is how persons holding power understand and exercise their position. Those in positions of power have a responsibility to support staff, doctoral candidates and students and to create an environment in which everyone feels supported and encouraged to give their best. Exercising power in this way is legitimate in the sense that it serves the overall goals of the university and of its active members. Those in positions of power should establish a suitable communication structure, an objective approach to dealing with mistakes and an open feedback culture.

Power is fundamentally immanent in social systems, including the higher education system. A quality assurance system provides checks and balances for those dependent on the integrity of those in leadership positions. Supervisors of early career researchers hold power in both formal and informal aspects, regarding:

• the formal role of supervisor and examiner,
• the informal structure of an institute or department:
  • the distribution of social roles,
  • implicit expectations with regard to performance, working hours, attendance, responsiveness,
  • the communication culture.

Dependent relationships:

A dependent relationship is a relationship in which one person is dependent on another person or is decisively influenced or controlled by another person.

Dependency implies taking responsibility for one another.

In the academic world, early career researchers in particular are structurally and personally dependent on their academic supervisors, who are often also their superiors in the workplace.

Dependent relationships exist in the following areas:

• Early career researchers: due to the supervision situation and assessment during qualification, due to the evaluation of junior professors, and due to hierarchical structures in the academic system;
• Employees: due to the employment relationship and in some cases fixed-term contracts.

Some dependent relationships may belong to both categories, in which case the supervisor must think and act with a particularly high sense of responsibility.

Abuse of power:

Abuse of power occurs when individuals do not properly carry out the responsibility associated with their position, exploit their own position (of power) for personal or other improper interests and/or harm other people in their professional environment and further development. There are various mechanisms through which power may be abused, ranging all the way to systematic bullying.

Abuse of power in research has many different levels of occurrence and impact. Avoiding spaces of opportunity and opportunity structures for the abuse of power and (supervision) conflicts is therefore a central component of good scientific practice.

III. Measures to prevent the abuse of power and the exploitation of dependent relationships

In order to prevent the abuse of power, members and affiliates on all levels of the university must be made aware of the guidelines for interpersonal interaction and working culture at the University of Stuttgart as defined in the “Code of Conduct”.

The university considers the prevention of power abuse part of good scientific practice. In addition to the principles defined in the “Statute for Ensuring Good Scientific Practice”, further measures preventing the abuse of power are necessary.

Potential preventive measures include:

• the implementation of feedback strategies between supervisor and supervisee to prevent conflicts and to support error management,
• general offers in the training and further education of supervisors in the areas of personnel management and personal development, such as the Leadership Development Concept of the University of Stuttgart,
• a specific leadership seminar for academic supervisors responsible for supervising doctoral students, covering the topics of communication, conflict resolution, supervision and recognizing behavior that violates the code of conduct or safety regulations,
• GRADUS seminars on rights and obligations for doctoral candidates and early career researchers as part of the onboarding process,
• the conclusion of a binding agreement on doctoral studies at the beginning of the doctoral period (in accordance with the doctoral regulations), in which the roles of the supervisors, the expectations of both parties (doctoral candidate and supervisor), the dissertation topic or subject area of the doctorate and the conflict resolution procedure are specified in detail,
• quality assurance through co-supervision by an academically independent, university-external second supervisor or assessor authorized to confer doctoral degrees, to be included in the agreement on doctoral studies.
• The agreement on doctoral studies and other suitable measures developed as part of the quality assurance concept for doctoral studies establish continuous exchange between supervisors and early career researchers.
• Doctoral students, habilitation candidates and postdocs sign a written agreement with their supervisors that guarantees them access to their own research data and results as well as to the infrastructure required to carry out their research project. The agreement guarantees that doctoral candidates, habilitation candidates and postdocs can complete their research project within an appropriate time frame.

IV. Responsibilities of supervisors and persons with management/leadership duties in the scientific field

The duties of those in personnel management and leadership positions as well as the distribution of responsibilities in scientific working units of the University of Stuttgart are regulated in the Statute for Ensuring Good Scientific Practice (see in particular Section 2).

V. Procedural principles for dealing with suspected or substantiated cases of abuse of power and exploitation of dependent relationships

Reporting cases of abuse of power or the exploitation of dependent relationships:

In addition to directly contacting the person or persons concerned, those affected as well as third parties can also turn to the respective contact persons and advisory services at the university that will initiate further steps if necessary. All contact persons and advisory centers are obliged to treat all information as strictly confidential to the extent permitted by law.

The University of Stuttgart has appointed an ombudsperson for each of the following three fields: engineering, natural sciences, and humanities, social sciences and economics. A further ombudsperson (“ombudsperson teaching and doctoral degree studies”) has also been appointed by the University of Stuttgart. The University of Stuttgart also provides a portal containing information about further contact points and contact persons enabling anonymous reporting via an electronic advice and complaints portal.

Affected persons have the right to submit a written or verbal complaint to one of the ombudspersons or contact persons listed on the university website “University without discrimination” and in the University of Stuttgart’s diversity concept. Further steps should only be taken if the person concerned consents to these or if the person’s anonymity is guaranteed. After an initial confidential discussion, various informal and formal approaches are possible. These are defined in the Statute of the University of Stuttgart for Handling Misconduct in Science.

VI. Measures and consequences in cases of abuse of power or exploitation of dependent relationships

Suitable measures and support services should be implemented to prevent the abuse of power and the exploitation of dependent relationships.

In the event of an occurrence of abuse of power or exploitation of a dependent relationship, protective measures are initiated for the person concerned and for witnesses where necessary; this includes, for example, safeguarding the further career development of doctoral candidates, postdocs and junior professors. In general, none of the persons involved may suffer any disadvantages until the formal proceedings have been concluded. The presumption of innocence applies until proven otherwise.

Despite preventive measures, interpersonal interactions continue to be vulnerable to conflicts, abuse of power or the exploitation of dependent relationships. If individuals exhibit behavior that violates the Code of Conduct repeatedly or in a particularly severe way, consequences for the person in question must be considered.

General measures in the event of a conflict:

• Ombudspersons can initiate a feedback meeting with the rectorate if they deem it necessary during the course of the process.
• If the supervisor terminates the agreement on doctoral studies, the doctoral committee is obliged to find a new supervisor in the event of a conflict. In the event of an irresolvable conflict, the doctoral candidate may terminate the supervisory relationship; sentence 1 applies accordingly.  After consultation with the doctoral candidate, the doctoral committee then appoints a new supervisor who can be appointed as a reporter in accordance with Section 7 Para 3 of the Doctoral Degree Regulations (Promotionsordnung, PromO).

Specific measures for early career researchers:

The university recognizes that substantiated cases of supervision conflict may delay research schedules, even beyond the previously agreed project duration. In serious cases, options for extending the contract should be considered.

Specific measures for supervisors:

• Personalized coaching sessions on topics such as personal management style, setting and accomplishing goals, etc. are offered for specific target groups. In proven cases of abuse of power or exploitation of dependent relationships, the university deliberates and implements measures in accordance with the provisions of public service and labor law.
• In the event of an occurrence of abuse of power or exploitation of dependent relationships, appropriate training courses are offered to academic supervisors.
• Proof of participation in a seminar on personnel management skills and early career researcher supervision should be made a fixed component of the target agreement for newly appointed professors.

Entry into force

These guidelines enter into force on the day following their publication in the Official Announcements of the University of Stuttgart.

Stuttgart, March 25, 2024