Liebe IT-Verantwortliche, liebe Kolleginnen und Kollegen,
die Universität steht aufgrund der Corona-Krise vor großen Herausforderungen: Die Digitalisierung der Lehre muss im Eiltempo vorangebracht werden, aber auch die Besprechungen und Zusammenkünfte, die einen wesentlichen Teil unserer universitären Kultur ausmachen, müssen aufgrund der Anti-Corona-Maßnahmen auf eine andere Basis gestellt und mit IT unterstützt werden.
Die Universität hat sich in der gebotenen Eile dafür entschieden, dass ein wesentliches Element dafür Webex Meetings von Cisco ist, wohlwissend dass die Prüfungen unter den Gesichtspunkten Informationssicherheit und Datenschutz noch andauern und es auch von datenschutzrechtlicher Seite noch Bedenken gibt. Mit der Stabstelle Datensicherheit (RUS-CERT) und unserem Datenschutzbeauftragten sind wir dazu im Gespräch. Webex wird auch deshalb, weil der DFN-Konferenzdienst momentan zu stark ausgelastet ist und nicht verlässlich läuft, für die Krisenzeit auf jeden Fall Teil unseres kurzfristig aufgestellten Online-Lehrangebots sein. Deshalb möchten wir Sie als IT-Ansprechpartner*in auf diesem Wege bitten, Ihre Kolleg*innen bei der Nutzung von Webex bestmöglich zu unterstützen.
Das TIK hat auf der Seite https://www.tik.uni-stuttgart.de/support/anleitungen/webex/
zahlreiche Information dazu zusammengestellt. Wir möchten diese Informationen hier für Sie kurz zusammenfassen und bitten Sie, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.
- Webex Meetings ist für jede zu einem Meeting eingeladene Person frei nutzbar. Sie oder er muss lediglich dem Meeting beitreten (z.B. per Einladungslink oder telefonischer Einwahlnummer). Bitte geben Sie diese Information an die Mitarbeiter*innen und auch an die Studierenden Ihrer Einrichtung weiter.
- Mitarbeiter*innen und ebenso Studierende, die planen, selbst zu Meetings einzuladen, benötigen eine Webex-Lizenz. Die Universität hat für alle Mitglieder ausreichend Lizenzen erworben. Zur initialen Freischaltung ist es erforderlich, sich bei https://siam.uni-stuttgart.de/ mit dem AC- oder ST-Account anzumelden. Mit dem Setzen eines Häkchens stimmen Sie dort der Übermittlung Ihres Namens und Ihrer Email-Adresse an Cisco zu. Bitte informieren Sie auch darüber in Ihrer Einrichtung.
- Nach der initialen Freischaltung ist vor dem Ansetzen eines Meetings eine Anmeldung mit E-Mail-Adresse und AC-Account notwendig. Unser zentraler Einstiegspunkt dafür ist https://unistuttgart.webex.com/.
- Für Outlook-Nutzer sind die „productivity tools“ zur Integration von Webex in Outlook hilfreich, siehe https://www.webex.com/support/productivity-tools.html. Für andere Groupware-Tools liegen leider noch keine Erfahrungen vor.
- Webex Meetings kann via Browser mit allen gängigen Betriebssystemen genutzt werden („Browser App“). Für Windows und macOS stehen außerdem auf https://www.webex.com/de/downloads.html Installationspakete für die „Desktop App“ bereit. Wir bitten Sie dafür zu sorgen, dass alle Nutzer*innen der Universität eine von beiden Möglichkeiten zur Verfügung steht, in dem Sie z.B. die Programme über Ihr ggf. vorhandenes Software-Verteilungssystem verteilen oder andernfalls die Nutzer*innen entsprechend informieren.
- Für alle Fragen rund um Webex hat das TIK eine Support-E-Mail-Adresse eingerichtet. Bitte geben Sie auch dies an die Nutzer*innen weiter.
- Bitte beachten Sie dabei auch die auch die Hinweise und Regeln des RUS-CERT zur Nutzung von Cloud-Diensten sowie die Hinweise und Regeln für das Arbeiten von unterwegs oder zuhause.
Wir bedanken uns sehr für Ihre Mithilfe. Gemeinsam werden wir diese Krise meistern, und die Universität wird vor allem ein gutes Stück digitaler daraus hervorgehen.
Mit freundlichen Grüßen
Dr. Simone Rehm
Prorektorin für Informationstechnologie (CIO)
Jörn Beutner
Direktor TIK